电子文档安全(基层单位电子文件管理)

电子文档安全

伴随信息网络技术的快速发展,并且在各个领域的广泛应用,使得基层单位工作人员每天都需要处理大量的电子文件。当下,档案管理存在的技术难点是如何才能快速、有效的将种类繁多、数量庞大、保存期限短的电子文件归档整理成井然有序、方便快捷、保存时间长的电子档案。以下我们将对这一问题做简要的分析探讨,希望给基层单位档案管理工作人员提供切实可行的参考措施。

1 基层单位电子文件管理面临的现实困境1.1 缺乏对电子文件管理工作的关注1)目前,有很多基层单位没有完全实现办公自动化,由于缺乏对电子文件管理归档的意识,因而会遵循传统方法,仅仅只侧重归档整理纸质文件,而忽视了电子文件的处理。这充分说明了对电子文件管理工作还是缺乏关注。
浅薄的认为电子文件调取方便快捷,并不需要多此一举再进行归档整理。
3)对于一些的单位如党政机关而言,要求要对文件复印纸质版本加以保存留档,因此,就忽略了整理电子文件使其优于纸质文件的长期存储的属性难以实现。1.2 会计电算化生成的电子文件难以归档虽然会计电算化的广泛应用方便了很多基层单位,但相应的也产生了一些问题,其中比较突出的是难以管理会计电算化生成的电子文件。例如:将会计电算化生成的电子文件仅存放在财务部门,并没有与纸质文件一起归档;还有由于缺乏对电子文件管理工作的重视,没有将电子文件存储在更为安全的光盘、磁盘上。电子文件时常会因为电脑遭受病毒侵袭而损坏,或者在电脑存储已满之后无意间被删除而丢失。1.3 自动化办公和档案管理软件不匹配当下,对电子文件存档不够规范的原因大多在于,各行业开发的相关软件难以兼容造成的,各个行业都有更适合其使用的软件,档案管理部门推荐的软件便不受重视了,两种软件之间的差异性也就促成了存档行为的不规范。1.4 电子文件管理制度不完善虽然对电子文件的管理制定了相关管理制度,但在实际工作中执行力度不强,又缺乏监管机制,因而对管理制度的落实存在阻滞,最终导致难以形成对电子文件的有效管理。1.5 文件管理人员素质水平不高由于目前现有基层单位对文档管理人员应聘要求不高,尤其针对计算机技术水平的落后,使得这类文档管理人员上岗后,因为对现代设备的使用缺乏经验,难以使其发挥真正的作用,所以不能形成有效的电子文件归档管理。

2 提升基层单位电子文件管理归档工作的有效方法2.1 设立严格的电子文件归档制度各基层单位对纸质文件的归档工作已有较成熟的经验。如何完善电子文件的管理归档工作,首先要建立严格的管理制度保障电子文件管理机制的有效运行。电子文件的特殊性在于其来源广泛,内容繁复,要将电子文件整理的井井有条,并收集归档,单凭档案管理人员是难以完成的。因此要以国家相关法律法规和行业准则为依据设立相关制度进行约束指导是有必要的。通过制度建设让相关管理工作人员重视电子文件的收集整理工作。并督促各基层单位建立电子文件管理制度,监督从电子文件生成之前到对其归档存储的全过程,包括完成电子文件向档案管理部门的移交,同时确保电子文件的完整有效。2.2 完善电子文件流转平台电子文件流转平台和归档网络信息平台的完善是当前实施电子文件归档工作的基础,首先从对信息化建设的规划入手,尤其要注意设置电子文件流转的信息化项目。在对项目具体的建设中,要针对其流程中的各个环节的需求在系统分析后做功能设计,重点关注相关数据接口的开发,保证不同数据格式文件之间的自由切换,要确保设计的系统有无需归档的文件不予以进入系统的流程控制能力。
档案盒手工活

2.3 关注电子文件的收集由电子文件形成单位对电子文件进行收集工作,为保证收集文件的过程在可控范围内,需从项目立项开始,指定专项负责人,并按流程做实时记录。在确保电子文件的真实有效方面,需要采取防伪、加密、备份等措施。2.4 重视电子文件归档过程对于有电子文件归档整理需求的项目,在其结束后,应及时整理保存有价值的电子文件并对其进行验收,之后将合格的电子文件向档案管理部门移送[2]。重点说明的是,归档的电子文件必须是经过编辑整理的符合国家标准格式的原始文件,并且附含纸质材料一同归档建账登记。为确保电子文件的安全准确,还需对其进行相关检测。2.5 提高管理人员职业能力积极组织档案工作人员对相关专业知识进行学习,使其掌握相关电子文件管理的知识和实践技能,促使其对电子文件管理工作的相关知识内容了如指掌。通过学习电子文件归档的方法,和对归档文件整理的方法,保证自己能够完全胜任岗位工作,并通过熟练掌握计算机应用技术,来确保档案管理的信息化发展,使电子文件信息化水平得以提高,也使自己在电子文件归档工作中能够独当一面。

3 结语与传统的文件管理工作不同,电子文件的归档工作在一定程度上既加大了相关工作人员的工作量,同时加大了其的管理范围和责任。为保证电子文件在归档过程中的真实有效和完整性,需积极构建相关管理机制,并且确保各环节间的有序衔接。在此基础上,做好对电子文件的收集工作,并确保其在电子文件流转平台的各个环节的安全性,并落实归档过程的具体流程,才能实现电子文件归档工作的有序进行。

国务院副总理胡春华

广东省委书记李希

未完待续……


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